こんにちは。けんとです。
今回の記事では、eBay輸出外注化について解説をします。
外注化と聞くと、
- 難しそう
- 自分にはできるかな？
など不安な声もお聞きしますが心配しなくて大丈夫です。
僕も外注化は初めてでしたが、やってみると案外思ってたよりも難しくないです。
でも外注化を何から始めて良いか分からない。
どのように仕組みづくりをすれば良いか分からず外注化を始めることができない人もたくさんいるでしょう。
そこでこの記事では、僕が実際に運用してる外注化の作り方、組織図、考え方を完全解説します。
- 外注化の考え方
- 外注化するための手順
- 実際に僕が運用している組織図
これらを学び今日からあなたも外注化を進めていきましょう。
eBay輸出における外注化の考え方
それでは、eBay輸出における外注化の考え方について解説をしていきます。
eBay輸出で外注化と聞くとどんな作業をお願いすると思いますか？
ほとんどの人が単純な作業をお願いすると答えるでしょう。
これはみんな共通認識でわかってる人が多いです。
僕が外注するときに考えてることは2つあります。
- 誰がやっても同じレベルになる作業を任せる
- 誰がやっても同じレベルになるマニュアルを作成する
僕はこの2つの考え方をとても大切にしております。
「誰がやっても同じレベルになる作業を任せる」
この考え方はほとんどの人が持ち合わせているため問題ありません。
しかし作業する人のレベルによってどんな作業も「質の違い」というものが出てきます。
- Aさんがやれば5分で終わる
- Bさんがやれば10分かかる
このように個人個人の能力によって多少の誤差が発生します。
この誤差が小さい間は気になりませんが、依頼する作業量が増えれば増えるほど悪になります。
このAさんとBさんだけでも同じ作業時間なのに2倍の差が発生することになります。
事業を進めていく上でこの誤差は致命的なダメージになる可能性があります。
そこで必要になってくる考え方が、「誰がやっても同じレベルになるマニュアルを作成する」という考え方が大切になります。
誰がやっても同じレベルになるマニュアルを作ればAさんとBさんの誤差をなくすことができます。
eBay輸出の外注化で躓く人の原因で、この誤差を排除しきれず「作業者に責任がある」と改善を放棄してしまう人が多いです。
- 外注さんが続かないのは運が悪いからだ
- あたりの外注さんが募集してこないので外注化が進めれない
- 外注さんがすぐ辞めてしまう。根性がない人ばかりだ
こんな風に外注化ができない悩みを他責思考で物事を考えるといつまで経っても外注化は成功しません。
全て自己責任として続かない原因や誤差が出る原因を「マニュアル」として考えるようにしてください。
他責ではいつまでたっても良い方向に修正できないです。
物事は全て自分に要因があり自己責任と考えましょう。
次になぜ外注化をするべきなのか？について解説します。
外注化をしていないと自分の時間がいくらあっても足りないからです。
なるべく自分の作業できる時間は、売上や利益に直結する作業に充てるべきです。
それでは下のAさんとBさんの作業時間を例に説明します。
| Aさん | Bさん |
| リサーチ1時間 | リサーチ3時間 |
| 出品1時間 | 出品は外注 |
| 梱包発送1時間 | 梱包発送は外注 |
| 合計3時間 | 合計3時間 |
AさんとBさんは同じ3時間の作業をしています。
同じ3時間の作業だからeBay輸出の成果も同じなのか？
答えはNoです。
- Aさんは利益に直結するリサーチという作業に1時間
- Bさんは利益に直結するリサーチの作業に3時間
同じ3時間でも利益に直結する作業の割合がAさんに比べてBさんの方が3倍多いです。
ということはAさんに比べて同じ作業時間でもBさんの方が3倍早く収益が上がる可能性が高いということです。
短期間で収益化を狙っていくなら外注化をした方が、成功スピードが早まる可能性が高いということです。
この外注化をせずに失う時間に対して危機感を持つべきです。
さらに副業でeBay輸出を寝ずに頑張ったとして体力が持って半年間だと思います。
半年後は燃え尽き症候群人になるでしょう。
しかし外注化をして利益に直結する作業だけを自分がする場合は、時間的余裕も生まれるため長く走り続けることができます。
1人でマラソンをするよりも、駅伝形式でみんなでマラソンをした方が楽だということです。
eBay輸出 外注化する手順
外注化の考えは理解できましたか？
次は外注化の手順について解説します。
外注化をするときはこの手順で作っていくことをオススメします！
- 外注する作業を洗い出す
- 組織図を作成する
- 役割を作成する
- 外注を募集する
- マニュアルを作成する
- 育てる
この1〜6を繰り返し行って自分が依頼したい作業を外注化していきます。
僕自身はもう社員さんを雇ってアカウントを任せてますが、初期の頃はこの手順で外注化を実施していました。
それではここからは各作業を深掘りして解説していきます。
1.外注する作業を洗い出す
まずはeBay輸出で外注する作業を洗い出しましょう。
無在庫か有在庫かによって外注したい作業は異なると思いますので、自分が外注したい単純作業をまずはピックアップしましょう。
中上級者であれば返品対応など細かい雑務も外注していくべきです。
初心者の方にオススメな外注化するべき作業は下記になります。
- 梱包発送
- 出品
- リサーチ
- (顧客対応)
上から順番に優先するべき箇所は下記になります。
特に「梱包発送」と「出品」に関しては、自分がある程度できるようになったら外注さんにお願いしたほうが生産性が高くなります。
リサーチに関しては、自分がある程度利益の出せるリサーチができないと教えることができないので外注化が難しくなります。
初心者の方は、まず「梱包発送」と「出品」の2つを最優先して外注化していきましょう。
上記2つを外注化したあとは、空いた時間をすべて「リサーチ」に注力してください。
自分のリサーチ時間が増えるので結果が出るまでのスピードを短縮できます。
そして自分のリサーチで利益が出るようになれば、リサーチ外注へと進めていくとスムーズに外注化に取り組むことができます。
基本的な外注化ができている方は、
- 各種必要なシートへの記入作業
- 返送ラベルの発行
- eBayでの返金処理やクレーム対応
- 仕入れ商品のピックアップ
など雑務と呼ばれるちょっとした作業を外注化を進めて毎日作業するけれども、誰でもできる作業を外注化していきましょう。
ここは人によって依頼するべき作業は変わってくるので洗い出しましょう。
僕は顧客対応の方に別で報酬をお渡ししてご依頼しております。
一気に全部を外注化することは不可能なので、
優先順位を決めて優先順位の高いものから外注化を達成していきましょう。
2.組織図を作成する
外注化したい作業を洗い出したら次は組織図を作りましょう。
組織図を作る目的としては、外注化の仕組みを視覚化するためです。
組織図っていうとたいそうな…って人もいるかもしれませんが、僕はここまで外注化をするときに考えています。
視覚化することで
- どのポジションが足りていないか
- どこを改善すれば自分の課題を解決できるか
これらを把握してすぐに改善することができます。
これから外注化を始める人は組織図を作ってそれ通りに進んでいるか確認する癖をつけましょう。
そんなに時間もかからないので作って自分のデスクに貼り付けておきましょう。
組織図はマインドマップで作成するとわかりやすいのでオススメです。
僕は「マインドマイスター」というツールを使ってます。
有料版でも月額800円なのでコスパ抜群です！
組織図以外にも外注さんのマニュアル作りにも活用しております。
例えば僕がeBay輸出を始めたばかりのときは下の組織図で運用してました。
こんな形で自分が作業するべきところは「自分」と記入しましょう。
初心者の頃は、リサーチと顧客対応を自分でこなしましょう。
顧客対応は出品数がそこまで少ないと労力もかからないので最初は自分でOKです。
出品と梱包発送をそれぞれ各1人ずつ外注さんにお願いします。
ポイントは1個ずつ着実に外注化をしていくことです。
一気に外注化しようと思っても中途半端になって空中分解します。
もちろんこの組織図は1個の例であるため、
自分のアカウント構成や戦略にあった組織図を作成することが大切です。
初期の段階で固定費を削りたい人は、利益が出るまで自分で作業をすることもOKです。
将来的には外注化をするということは忘れずに頭の中に入れておきましょう。
外注化を進めてまずは自分の作業時間をすべて利益に直結する「リサーチ」に比重をおきましょう。
外注化も慣れてきて仕組みができてきたら、リサーチ外注さんの増員や顧客対応の外注化なども進めていきましょう。
3.役割を作成する
次は組織図で作った組織に役割(ロール)を付与していきます。
役割を設定する目的は、任せる業務を明確にすることです。
役割が不明確な状態で外注すると、結局自分が作業しちゃったり外注化に失敗してしまいます。
組織の役割もマインドマップで作成しすると良いですよ！
僕は下の図のように役割を設定しています。
ここも最初は簡易的で良いので作成しましょう。
ここの役割設定は、それぞれのアカウントによって変わってくるので自分が任せたい作業内容を記載していきましょう。
外注化をして運用しながらエラーが出てくる箇所はあるので、運用しながら必要な役割は日々アップデートしていきましょう。
外注さんが決めた役割を守ってくれないなど悩みも出てくるでしょう。
結論「自己責任」と考えて改善していきましょう。
決めた役割を守ってもらえるようにマニュアルを見直したり、オペレーションを変更する必要があります。
稀に外注さんの責任にしてしまう人もいますが、全てのミスは自己責任です。
この考え方を持ちながら外注化を作っていかないとエラーを改善できずいつまで経ってもエラーが起きっぱなしになります。
何度も自分のマニュアルやオペレーションの修正と改善を繰り返していきましょう。
4.外注を募集する
それではいよいよ外注化の準備が整ってきましたね！
外注さんは、
- ランサーズ
- クラウドワークス
- クラウドソーシングサイト(その他)
これらのサイトを使って募集していきます。
媒体によって特徴はありますが、
ランサーズとクラウドワークスを押さえておけばOKです。
依頼内容や報酬単価などは、
既存の募集中の同じ案件を参考にライバルより高すぎず低すぎない価格で募集しましょう。
募集内容の丸パクリは絶対に辞めましょう。
効果も悪くなるので同じeBay仲間に迷惑をかけてしまいます。
クラウドソーシングには有料オプションもあります。
有料オプションを使うことで目立たせることもできますが僕は一切使っていないです。
有料オプションを使わずとも現時点では1週間に4人前後募集があります。
外注さんの採用基準に関しては、自分自身で探していきましょう。
理由は性格や相性などによって変わるので僕の答えが必ず正解とは限らないからです。
僕は楽しく仕事したいのでワクワクする人であり、ビジネス敬語ができる人です。
何度も採用をしていくと自分には合わない人という基準ができてきます。
最初の間は良いなと思ったら採用してトライ&エラーで進めていきましょう。
クラウドワークスで始めて依頼するときは、トライアルを設けてスモールスタートしましょう。
最初は数十件お試して作業していただき、問題ないようであれば作業量を増やして依頼しましょう。
5.マニュアルを作成する
外注さんの募集が始まったらマニュアルを作成していきましょう。
普通はマニュアルを先に作った方が良いと思うかもしれませんが、マニュアルを先に作ると募集が一向に始まりません。笑
マニュアルはこだわると終わらないので先にいつも募集しちゃってます。
先に募集しちゃえばマニュアルをいやでも作る環境が出来上がるので自分を逃げられない環境にします。
この順番を守らずいつまで経っても外注化するって意気込んだ人が外注化を進められないケースを何度も見てきました…
マニュアルを作る流れは下記です。
- 最初は簡易的な動画マニュアルのみ
- 質問された箇所をメモしておく
- 質問された箇所を追加してアップデート
これを繰り返すことでマニュアルの質が高まっていきます。
最終的には「誰が見ても同じ作業ができるマニュアル」を作成します。
マニュアルを初期段階からアップデートしない人もいます。
必ずアップデートを繰り返して完璧なマニュアルを作成することをゴールに置き進めていきましょう。
外注さんに作業をしていただくたびにフィードバックを簡易的な動画で送っています。
毎日作業していただく方には毎日最初の方はフィードバック動画を送ってあげます。
1ヶ月ほどフィードバックを繰り返せば徐々にフィードバックの数や確認の数を減らしていき手離れさせましょう。
マニュアルを作成するポイントは下記になります。
- 動画は短く本数を分ける
- 早口で喋って不要な部分は削除する
- 声のトーンや抑揚を明るくする
これらを守り作成していきましょう。
僕はGoogleスライドで動画を埋め込んでマニュアルを作成しております。
6.育てる
無事に外注さんを採用できたら終わりではありません。
外注さんを育てていくことも作業の質を高めていただく方法になります。
先ほど少しフィードバック動画を渡すと記載しましたが、必ず作業ごとにフィードバックをしてあげましょう。
フィードバック動画を撮影するときのポイントは下記です。
- 短い動画
- 早口
これら2つを抑えておきましょう。
ダラダラ喋ったり無駄に長い動画は、外注さんにとっても大迷惑です。
相手の時間を奪ってることを考えながら効率的に成長していただくために必要最低限の動画を送ります。
外注さんの作業効率も上がれば、外注さんにとっても時給単価が上がるのでメリットがあります。
それだけ継続率も高くなるため離脱率が低くなります。
1ヶ月ほど継続して作業の修正がなくなれば、確認作業はなしで作業していただくようにしています。
eBay輸出の外注化 まとめ
eBay輸出の外注化はいかがでしたか？
外注化って聞くと難しそうって思うかもしれません。
eBay輸出で短期間で大きな成果を出すためには、外注化は必要不可欠になります。
- 外注する作業を洗い出す
- 組織図を作成する
- 役割を作成する
- 外注を募集する
- マニュアルを作成する
- 育てる
eBay輸出の外注化はこれらの順番で作っていきます。
最初から完璧な外注化を作るのは不可能なので、自分が作業をしつつ徐々に基盤を作っていきましょう。
実際に僕がいま運用してる組織図は下記になります。
中級者向けになりますが大切な作業に管理者を置いております。
eBay輸出も外注化して組織の力で伸ばしていけるように頑張っていきましょう！
